Integritets- och personuppgiftspolicy
– Så skyddar Affärskompetens Nu dina personuppgifter

Vi vidtar åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter alltid är skyddade hos oss och att behandlingen sker i enlighet med gällande dataskyddsregler och våra interna riktlinjer och rutiner.

Vi vill vara öppna med hur dina personuppgifter hanteras som du lämnar till Affärskompetens Nu eller som vi samlar in på annat sätt. I denna informationstext beskriver vi därför hur och varför Affärskompetnes Nu behandlar dina personuppgifter.

Dataskyddsombud
Vi har utsett ett dataskyddsombud vars uppgift är att granska att vi följer dessa regler, riktlinjer och rutiner. Dataskyddsombud är projektledare Sara Hellberg.

Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är anställda i projektet Affärskompetens Nu, om inget annat anges. Projektägare är Nordupplands Kompetenscenter Ek för.

Vilka olika register har vi där vi lagrar personuppgifter?
Vi har inventerat och identifierat 18 olika digitala och analoga register som kan innehålla personuppgifter på Affärskompetens Nu. Det är främst vårt huvudsakliga databasregister som vi kallar Back Office. Där sköter vi alla anmälningar till kurser, alla företags- och personuppgifter med mera. Vår teknikleverantör heter Profil46 och har i sin tur ett så kallat Data Processing Agreement med webbhotellet Altushost där vi har vår webb. Som ett komplement till Profil46 databas har vi även ett register i  Access databas från Microsoft. Dessutom använder vi ett nyhetsbrevsregister från Get a Newsletter och ett SMS-register med utskick från leverantören SMS-teknik. Vi har en Facebooksida, där har vi en speciell policy för publicering, se längst ner på denna sida. Våra molntjänster är Dropbox och Microsoft Office 365. Vi har även analoga register för offerter och avtal, ansökningshandlingar, intyg om stöd, styrgrupp. Digitalt har vi även personalregister, ett lokalt bokföringsregister ett faktureringsregister via VISMA samt ett lokalt  löneregister för våra anställda. Vår  revisor är Folkessons Råd och Revision AB. Våra affärsutvecklare gör dessutom anteckningar under sina affärsutvecklingsmöten som sparas.

Personuppgiftsinventering
För varje register har vi upprättat en separat så kallad personuppgiftsinventering där vi redogör för bl.a ändamål, laglig grund, ansvariga och vilka säkerhetsåtgärder som vidtas enligt gällande lagstiftning. PU-inventeringarna sparas dels digitalt i vår molntjänst samt med analoga utskrifter i en speciell pärm.

 

Biträden
Med alla våra underleverantörer och utbildare har vi upprättat så kallat personuppgiftsbiträdesavtal.

 

Varifrån samlar vi personuppgifter?

  • Vi samlar in personuppgifter som deltagare lämnar till oss, t.ex. i samband med anmälan till projektet, till något av våra evenemang eller till vårt nyhetsbrev. Projektets anställda och projektets styrgrupp lämnade vissa uppgifter vid anställningstillfället eller vid bildandet av styrgrupp. Dessa uppgifter revideras då det tillkommer eller slutar anställda respektive styrgruppsmedlemmar.
  • Offentlig statistik från t.ex Alla Bolag och SCB.

 

Redovisningskrav Europeiska Socialfonden (ESF)
Eftersom vi är ett ESF-finansierat projekt åligger det oss att redovisa alla deltagare till ESF.

Läs mer här. (Länk till ESF)

 

Exempel på personuppgifter
Exempel på uppgifter som vi hanterar är identitetsuppgifter, t.ex. namn och personnummer, kontaktuppgifter, företagsuppgifter, kön, allergier, funktionsvariationer, roll på företaget samt statistik på deltagande av utbildningar.

 

ÄNDAMÅL – Varför behandlar vi dina uppgifter?

  1. För att hantera ansökan om projektdeltagande

I samband med en ansökan om projektdeltagande lämnar du som ansöker in dina uppgifter, vilka läggs in i vårt register. Vi kan också hämta uppgifter från offentliga register som är nödvändiga för att hantera ansökan, t.ex AllaBolag, företagsregistret samt register om statligt stöd.

 

  1. För att hantera kommunikation med deltagare, utbildare och andra samarbetspartners

Vi behandlar personuppgifterna i syfte att kunna kommunicera med våra deltagare, utbildare och samarbetspartners om utbildningar, evenemang och andra nyheter och händelser i projektet.

För att kommunicera relevant information och erbjudanden analyserar vi de uppgifter där deltagarna angett önskemål om olika utbildningar. Genom att vara deltagare i  projektet Affärskompetens Nu lämnas samtycke till vår marknadsföring digitalt och analogt.

Du har rätt att, när som helst, avregistrera dig från utskick genom att meddela detta till oss eller avbeställa utskicken via den länk som finns i nyhetsbrevet.

 

  1. För att rapportera till projektfinansiär

Det åligger projektet att löpande rapportera deltagande till projektfinansiären Europeiska Socialfonden, ESF.  Det är nödvändigt för projektets rapportering att personuppgifterna är korrekta. Projektdeltagare som inte lämnar sina uppgifter kan inte deltaga i projektet.

 

  1. För att hantera kundförhållandet med deltagare

Vi behandlar uppgifter i syfte att hantera kundförhållandet med Affärskompetens Nu för att skicka aviseringar, säkerställa att uppgifterna är uppdaterade och korrekta, samt dokumentera möten och interaktioner.

 

  1. För att genomföra analyser av utbildningsresultat

Vi behandlar uppgifter i syfte att genomföra kundanalyser på en övergripande nivå, t.ex. för att utveckla utbildningsmetoder, analysmodeller, kommunikations- och affärsstrategier. Vi behandlar också personuppgifter i syfte att genomföra kundundersökningar, t.ex. för att skicka ut och utvärdera resultatet av en enkät.

 

  1. För uppföljning och utvärdering

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att ta fram rapporter och statistik för uppföljning och utvärdering av vår verksamhet, t.ex. uppföljning av deltagande i utbildningar samt genomförda aktiviteter, såsom kampanjutskick.

 

  1. För att säkerställa att behov och önskemål tillgodoses

Vi behandlar vissa så kallat känsliga personuppgifter, som t.ex uppgifter om allergi och funktionsvariationer, för att säkerställa att deltagarnas behov och önskemål tillgodoses vid utbildningar och andra evenemang, t.ex att enskilda deltagare får rätt mat och rätt hjälpmedel. Uppgift om kön samt roll på företaget behandlas i statistiskt syfte. Uppgift om lönenivå, arvode och bankkonto i syfte att alla intressenter ska få rätt betalt.

 

UPPGIFTER LAGLIG GRUND FÖR BEHANDLINGEN

Samtycke § 6.1.a
Några av våra register har Samtycke som laglig grund för behandling. Behandlingen tillämpas för att bl.a kunna bidra till företagens synlighet, presentation av projektgrupp och styrgrupp, uppföljning vid affärsutvecklingsssamtal etc. I den utsträckning särskilda kategorier av personuppgifter lämnas till oss i samband med våra utbildningar och evenemang t.ex. vid måltider, ger du ditt uttryckliga samtycke till vår behandling av dessa uppgifter för att tillhandahålla avtalade tjänster. Det är frivilligt att lämna ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster, men om du inte lämnar ditt samtycke, kan du riskera att t.ex få mat som du inte kan äta.

  • Fotografier som publiceras t.ex på sociala kanaler samt på webben.
  • Kontaktuppgifter, t.ex. namn, företagsnamn, kommun, e-postadress och telefonnummer
  • Kundinteraktioner, t.ex. antal klick
  • Särskilda kategorier av personuppgifter (i förekommande fall), t.ex. uppgift om hälsouppgifter eller funktionsvariationer.

 

Fullgöra avtal §6.1.b
Några av våra register har Att fullgöra avtal som laglig grund för behandling. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla Affärskompetens NUs avtal med deltagare och intresssenter.

  • Identitetsuppgifter, t.ex. namn och personnummer
  • Kontaktuppgifter, t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer
  • Företagsuppgifter
  • Kundinteraktioner, t.ex. mötesanteckningar, telefonsamtal och utskick
  • Kundengagemang, t.ex. uppgift om vilka utbildningar du deltagit i.

 

Rättsliga förpliktelser §6.1.c
Några av våra register har Rättsliga förpliktelser som laglig grund för behandling. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla de rättsliga förpliktelser vi har gentemot projektfinansiären Europeiska Socialfonden, ESF. Vi kan lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det, t.ex. kontrolluppgift till Skatteverket.

  • Identitetsuppgifter, t.ex. namn och personnummer
  • Kontaktuppgifter, t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer
  • Företagsuppgifter
  • Löner

 

Berättigat intresse §6.1.d
Några av våra register har Berättigat intresse som laglig grund för behandling. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt ömsesidiga berättigade intresse av att hantera utbildningsönskemål samt rätt mat och hjälpmedel. För våra anställda och leverantörer är kontouppgifter nödvändiga för att säkerställa utbetalningar av lön och arvoden.

  • Identitetsuppgifter, t.ex. namn och företag
  • Kontaktuppgifter, t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer
  • Kundinteraktioner, t.ex. mötesanteckningar, telefonsamtal och utskick
  • Kundengagemang, t.ex. uppgift om vilka utbildningar du deltagit i.
  • Kontouppgifter för utbetalningar av löner och arvoden.
  • Matallergier och funktionsvariationsbehov

 

VAR OCH HUR behandlar vi dina personuppgifter?
Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES-området. I vissa fall kan dock dina personuppgifter överföras till och behandlas i ett land utanför EU/EES-området av våra tjänsteleverantörer. För att säkerställa att dina personuppgifter alltid är skyddade säkerställer vi att det finns skyddsåtgärder på plats, t.ex. dataöverföringsavtal som kräver att mottagarna skyddar uppgifterna på samma sätt som vi gör.

 

Hur länge sparas mina personuppgifter?
Dina personuppgifter kan komma att sparas upp till tio år efter projekttidens slut, om inte någon myndighet eller ESF hävdar annorlunda. Efter det kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig. Många uppgifter raderas direkt vi projektslut.

 

Dina rättigheter
Dataskyddslagstiftningen ger dig ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter.  Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla dina rättigheter.

 

Tillgång till dina personuppgifter
Du har rätt att när som helst begära att få en bekräftelse från oss om vi behandlar personuppgifter som rör dig, samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, ett s.k. registerutdrag.

 

Begära rättelse
Vidare har du, om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller ofullständig, rätt att begära att uppgiften rättas. Genom att logga in på affarskompetens.nu/minasidor kan du själv uppdatera vissa uppgifter om dig.

 

Återkalla samtycke med framtida verkan
Du har rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till behandlingen med framtida verkan. Det betyder att om du återkallar ditt samtycke har vi rätt att fortsätta behandla redan insamlade personuppgifter med stöd av ditt tidigare lämnande samtycke.

 

Motsätta dig behandling för direktmarknadsföringsändamål
Du har även rätt att, när som helst, motsätta dig vår behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål och avregistrera dig från fortsatta utskick genom att anmäla detta till oss, t.ex. genom att klicka på en avregistreringslänk i utskicket eller kontakta någon i projektgruppen via kontaktuppgifter på http://www.affarskompetens.nu/om-affarskompetens-nu/personal/

Från och med den 25 maj 2018 har du även rättigheterna nedan om det följer av gällande dataskyddslagstiftning.

 

Motsätta dig behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse
Du har rätt att motsätta dig behandlingar som stödjer sig på ett berättigat intresse som vi har om du har personliga skäl som rör situationen. Vi får dock fortsätta att behandla dina uppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger integritetsintresset.

 

Radering
Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.

 

Begränsning av behandling
Du har även rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om du begär att behandlingen av dina uppgifter ska begränsas kan det dock medföra att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig under den tid behandlingen begränsats.

 

Dataportabilitet
Slutligen har du rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet, till skillnad från rätten till registerutdrag, omfattar endast uppgifter som du själv har tillhandahållit oss och som vi behandlar med stöd av vissa lagliga grunder, t.ex. ett avtal med dig.

 

Policy för publicering på webben och på sociala kanaler för Affärskompetens Nu

Affärskompetens Nu publicerar ibland innehåll med t.ex namn och bild på Facebook och på vår  webb. För tillfället använder vi inga andra sociala kanaler, men det kan tillkomma i framtiden varför denna policy gäller även det.

Vår närvaro på Facebook är ett forum för våra projektdeltagare och alla som är intresserade av Affärskompetens Nu’s verksamhet. På webben publicerar vi ibland artiklar som marknadsför våra deltagares verksamhet.

Affärskompetens Nu förbinder sig att vid varje inlägg och inför varje publicering av bild eller annan identifierbar personuppgift be om samtycke enligt vår personuppgifts- och integritetspolicy. Samtycket kan med omedelbar verkan återkallas av den det berör.

Affärskompetens Nu vill att alla våra sociala kanaler skall ha en positiv ton och förbehåller oss därför rätten att radera inlägg som vi bedömer är kränkande eller stötande, brottsliga, inte relevanta, bryter mot EUs dataskyddsförordning (GDPR) eller liknande.

Vi vill ha en öppen dialog på sidan men i de fall vi anser att dialogen bör ske utanför den sociala kanalen förbehåller vi oss rätten att radera inlägg och föra dialogen vidare med personen i fråga enskilt. Frågor som rör en enskild individ bör inte tas upp i sociala kanaler då vi inte anser att det är ett passande forum.

Personer som vid upprepande tillfällen bryter mot denna policy kan stängas av från sidan och få alla sina inlägg raderade.

 

Vem kontaktar jag vid frågor?
Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud eller någon annan i projektgruppen. Kontaktuppgifter framgår nedan. Du har även möjlighet att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten.

 

Sara Hellberg, projektledare.
Sara.hellberg@affarskommpetens.nu Tel: 073-3865621

 

Vera Andersson, utbildningsansvarig
Vera.andersson@affarskompetens.nu Tel: 072-215 62 09

 

Mia Ulin, kommunikationsansvarig.
Mia.ulin@affarskommpetens.nu Tel: 070-3907989